Guide til at implementere et nyt DAM system i firmaet

Annonce: Dette indlæg er sponsoreret og indeholder links fra vores samarbejdspartner(e).

Når en virksomhed vokser, følger mængden af digitale filer ofte med i et eksplosivt omfang. Pludselig ligger vigtige logoer, kampagnebilleder og videofiler spredt i forskellige mapper, på eksterne harddiske eller gemt i medarbejdernes private indbakker.

For at skabe orden i dette kaos vælger mange at investere i såkaldt digital asset management software, men selve værktøjet gør det ikke alene. Succesen afhænger fuldstændig af, hvordan teknologien bliver introduceret og integreret i de eksisterende arbejdsrutiner.

Forstå behovet før teknikken tager over

Det nytter ikke noget at købe en avanceret platform, hvis man ikke har defineret, hvilke problemer den skal løse. Start med at observere, hvordan kollegerne finder materialer i dag. Er det via søgefunktioner, eller bruger de tid på at spørge hinanden i chatmoduler? Ved at identificere de udfordringer, der findes i produktionen, kan man konfigurere systemet, så det fjerner de største irritationer.

En struktureret tilgang kræver også, at man tager stilling til metadata. Metadata er de beskrivende data, der gør det muligt at fremsøge en fil på sekunder frem for minutter. Hvis en fotograf uploader hundrede billeder uden beskrivelse, bliver de hurtigt værdiløse for resten af organisationen. Derfor skal der opstilles faste standarder for, hvad der skal udfyldes ved hver upload, så søgbarheden altid er i top.
Strategisk udrulning i organisationen

Når de tekniske rammer er sat, og platformen er klar, begynder den vigtigste del: at få folk til at bruge den. Det er her, mange projekter støder på modstand. Folk er vant til deres egne systemer, selvom de er ineffektive. For at bryde de gamle vaner skal fordelene være tydelige og mærkbare fra første dag.

Man kan med fordel organisere udrulningen i mindre etaper:

• Identificér ambassadører: Find de medarbejdere, der er teknisk stærke og positive over for forandringer. Lad dem teste systemet først og agere hjælpere for deres kolleger.
• Ryd op i arkivet: Flyt kun de mest relevante og opdaterede filer over i det nye system. At starte på en frisk uden gammelt rod gør det langt mere attraktivt at logge ind.
• Skab faste rutiner: Gør det til et krav, at nye projekter kun arkiveres i det nye system, så man undgår parallelle arkiver.

Ved at skabe en følelse af ejerskab hos brugerne sikrer man, at systemet ikke blot bliver endnu et ikon på skrivebordet, der aldrig bliver klikket på.

Undervisning og løbende hjælp

Det er en fejl at tro, at en enkelt gennemgang af funktionerne er nok. Folk lærer i forskellige hastigheder, og spørgsmålene opstår ofte først, når man sidder med en konkret opgave under tidspres. Derfor bør træningen være løbende og meget konkret. I stedet for lange manualer kan man producere korte videoguides, der viser specifikke handlinger, som f.eks. hvordan man deler en samling filer med en ekstern partner.

For at sikre en høj udnyttelse af systemet er det vigtigt at:

• Gøre det enkelt: Fjern unødvendige knapper og menuer, som den gennemsnitlige bruger alligevel aldrig får brug for.
• Belønne god datadisciplin: Anerkend de teams, der er dygtige til at vedligeholde deres mapper og metadata korrekt.
• Lytte til kritik: Hvis medarbejderne finder en bestemt arbejdsgang besværlig, skal man være villig til at justere opsætningen.

Når et system er sat op til at hjælpe de ansatte frem for at begrænse dem, opstår der hurtigt en naturlig lyst til at bruge det.